Аудит и управление бизнес-процессами
Суть подхода к решению этой группы задач: оптимизация бизнес-процессов на основе знаний в области теории и лучшей практики управления бизнесом, а также личного опыта консультантов в организации процессов и применения методов управления промышленным предприятием.
Консультационные услуги в области управления бизнес-процессами оказываются в таких сферах менеджмента, как:
- управление экономикой и финансами, в т.ч. управление затратами;
- управленческий (производственный и финансовый) учет;
- управление закупками и запасами;
- управление проектно-инвестиционной деятельностью;
- управление продажами;
- управление рисками;
- управление человеческими ресурсами, в т.ч. мотивация персонала;
- управление качеством и подготовка к сертификации;
- управление производством;
- управление информационными ресурсами.
При этом, как правило, выполняется следующий комплекс работ:
Аудит состояния процессов управления (РМ-аудит)
Исследуется целесообразность применения выбранных Заказчиком методов и инструментов управления (контроля) деятельностью компании (и/или проектом). Во всем многообразии инструментов и методов контроля выбраны должны быть такие, затраты на организацию которых не превышают стоимость полученной информации. Тем не менее, методы и инструменты управления (или более обобщенно – процессы) должны обеспечивать менеджеров необходимой им информацией для принятия решений (от этого зависит качество принимаемых решений).
Поэтому главным принципом в организации системы управления предприятием, по нашему мнению, является соблюдение разумного баланса, в котором с одной стороны находятся требования к аналитике и оперативности входящих и исходящих данных процесса, а с другой стороны - затраты на организацию данной системы. Данный принцип определяет набор мероприятий, выполняемых в рамках аудита:{spoiler title=Подробнее opened=0}
- Проводится анализ действующего бизнес-процесса (далее – процесс). Анализ включает в себя:
- формализацию целей и задач процесса;
- анализ входящих данных процесса, наличие и возможность поставщиков предоставлять данные;
- анализ исходящих данных процесса, соответствие требованиям потребителей данных;
- изучение и анализ внутренней нормативной документации (методической, организационной, прочей), регламентирующей процесс;
- степень автоматизации процесса.
- По итогам анализа формируется описание процесса «как есть». Кроме того формируется перечень недостатков - «узких мест» процесса. Такими «узкими местами» могут быть:
- недостаточность или избыточность во входящих и/или исходящих данных процесса;
- проблемы методологического характера;
- неоптимальность организации процесса, а также смежных с ним бизнес-процессов;
- отсутствие необходимой автоматизации процедур;
- прочие.
- Формируется отчет о диагностике, включающий в себя:
- формальное описание процесса «как есть» (в согласованной с Заказчиком нотации);
- краткие рекомендации руководству заказчика по оптимизации процесса (методические, организационные, прочие).{/spoiler}
IT-аудит
Исследуется степень соответствия применяемых информационных систем (далее ИС) требованиям бизнеса (бизнес-логике), рациональность выбора информационных технологий, оптимальность системной архитектуры, состояние нормативно-справочной базы и процессов ее актуализации, состояние процессов администрирования и технической поддержки ИС.
{spoiler title=Подробнее opened=0}
По итогам аудита формируется Отчет о диагностике ИС, содержащий аналитические заключения по следующим разделам:
- состав автоматизированных функций (задач, комплексов задач);
- сведения об интеграции (аппаратно-программная связь между модулями / компонентами системы, организация хранения и обработки информации, обмен данными и др.);
- сведения о СУБД;
- сведения об аппаратной платформе;
- выводы о текущем состоянии информационных технологий;
- краткие рекомендации по устранению недостатков и уязвимостей.
{/spoiler}
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование (проектирование) осуществляется по основным элементам, характеризующим процессы как объекты управления:
- целям и задачам процесса;
- управляющей подсистеме процесса (организационной структуре, распределению ролей и ответственности персонала);
- методам и инструментам управления процессом;
- управляемой подсистеме процесса (объектам управления процесса);
- подсистеме обеспечения процесса (научно-нормативной, ресурсно-материальной, информационной, кадровой).
{spoiler title=Подробнее opened=0}
При проектировании учитывается перспектива последующей автоматизации процесса. Цель: сделать процесс "автоматизируемым" в принципе, причем с помощью типовых решений на рынке (по возможности), а также избежать затратных мероприятий по перепроектированию процесса при внедрении Корпоративных информационных систем, ибо большинство из них имеет "вшитую" логику реализации бизнес-процессов.
- Совместно с руководством Заказчика формализуются цели, задачи и принципиальные требования к проектируемому процессу.
- Проводится проектирование процесса в согласованной с Заказчиком нотации (SADT, Aris и др.)
- Формируется комплект организационно-методической документации (регламент процесса, методика, положения, инструкции, формы первичных документов и отчетов).
- При необходимости проектируются и вносятся соответствующие изменения в систему мотивации персонала организации (в целях мотивации участников процесса на достижение поставленной цели).
{/spoiler}
Оптимизация бизнес-процессов
Работа проводится по результатам РМ-аудита процесса(ов) и направлена на его (их) оптимизацию без "капитальной" реорганизации.
Как правило, в рамках оптимизации процесса осуществляются следующие действия:
- ревизия порядка реализации процесса;
- добавление необходимых и удаление излишних объектов управления процессом;
- внедрение новых методов и инструментов управления процессом.
{spoiler title=Подробнее opened=0}
- Проводится углубленная оценка «узких мест», выявленных на этапе РМ-аудита, на предмет возможности устранения.
- Проектируются мероприятия по устранению «узких мест», достаточные для достижения заданной цели процесса.
- При необходимости проектируются изменения в систему мотивации персонала.
- Формируется описание процесса «как должно быть» в согласованной с Заказчиком нотации. Описание процесса составляется уже с учетом необходимых корректировок в порядке его реализации и в наборе объектов управления.
- Внедряются запроектированные и согласованные с Заказчиком изменения:
- проводится семинар-презенация по измененному процессу для заинтересованных служб Заказчика;
- проводятся соответствующие корректировки внутренней нормативной документации (методической, организационной, распорядительной), регламентирующей процесс;
- проводится обучение задействованного в процессе персонала;
- формируются требования к автоматизации процесса.
- В течение некоторого времени проводится методическое и организационное сопровождение проведенных изменений, поддержка пользователей, консультации специалистов.
{/spoiler}